稟議の根回しをAIで下準備する方法

日本の組織でよく行われる「根回し」は、稟議書を正式に回す前に、関係者の理解を得ておくプロセスです。根回しがうまくいっていないと、稟議の場で初めて反対意見が出て、差し戻しが続くことになりがちです。ここでは、根回しの下準備をAIで効率化する考え方を紹介します。

なぜ根回しが必要なのか

稟議書は、内容が正しいかどうかだけでなく、関係する部署それぞれの立場から見て納得できるかどうかが問われます。CFOはコストと投資回収を、営業部長は現場への影響を、情報システム部門は運用負荷を気にするといったように、立場によって気になるポイントが異なります。根回しは、こうした立場ごとの懸念を事前に把握し、対応を用意しておく作業です。

一人で全ての立場を想像する限界

企画の起案者が、CFOや営業部長、情報システム部門など、すべての立場の懸念を自分一人で想像するのには限界があります。自分の専門分野に近い懸念には気づきやすい一方、普段あまり接点のない部署の視点は見落としがちです。

AIに関係者を演じてもらうという発想

ここで有効なのが、AIに特定の役割を演じてもらい、その立場で疑問を挙げてもらうという使い方です。例えばMLP 戦略カウンシルのような仕組みでは、依頼内容に「CFO」「営業部長」「情報システム部門」といった役割を指定すると、それぞれの立場のAI役割が懸念点を挙げ、議長AIがその懸念への回答案を反論対応表としてまとめてくれます。

根回しの質を上げる使い方

この反論対応表は、そのまま根回しの際の想定問答として使えます。各部署に個別に説明に回る前に、どんな質問が来そうかを一通り把握しておけるため、説明の場での対応がスムーズになります。また、複数のAIモデルが草案を相互にレビューする仕組みを使えば、起案段階での見落としも減らせます。

最終的な判断は人が行う

ただし、AIが挙げる懸念や回答案は、あくまで準備のための材料です。実際の組織の力学や、個別の人間関係まではAIには分かりません。根回しの最終的な進め方や、稟議の承認可否は、人が判断する必要があります。AIで下準備をしたうえで、実際の対話を大切にすることが、根回しをうまく進める鍵になります。